Buchungssystem fürs Yogastudio: Darauf solltest du achten
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Die 10er-Karten stehen in einer Excel-Tabelle. Anmeldungen kommen per WhatsApp, E-Mail und Telefon. Und am Donnerstag bleiben trotzdem drei Matten leer, weil jemand kurzfristig abgesagt hat.
Viele Yogastudios kennen das. Ein Buchungssystem nimmt dir einen großen Teil dieser Arbeit ab. Aber nicht jedes System passt zu einem Yogastudio. In diesem Artikel zeigen wir dir, worauf es bei der Auswahl ankommt. Am Ende findest du eine Checkliste mit zehn Fragen, die du jedem Anbieter stellen kannst.
Woran du merkst, dass dein Studio ein Buchungssystem braucht
Wenn einer dieser Punkte auf dich zutrifft, lohnt sich ein Blick auf ein Buchungssystem:
- Du führst Guthabenkarten von Hand und rechnest Restguthaben nach.
- Teilnehmer fragen per Nachricht, ob in einer Stunde noch Platz ist.
- Absagen erfährst du erst kurz vor der Stunde oder gar nicht.
- Frei gewordene Plätze bleiben leer, obwohl andere gern gekommen wären.
- Du beantwortest abends Nachrichten, statt dich um dein Studio zu kümmern.
Ein Buchungssystem löst nicht jedes Problem. Aber es bringt Anmeldungen, Plätze und Zahlungen an einen Ort.
Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl
Viele Buchungstools sind für Einzeltermine gebaut, zum Beispiel für Friseure oder Praxen. Ein Yogastudio arbeitet anders. Es gibt Gruppen, begrenzte Plätze und wiederkehrende Stunden. Diese Punkte solltest du prüfen.
Offene Stunden und Kursreihen in einem System
Die meisten Yogastudios arbeiten mit zwei Formaten. Offene Stunden besuchen Teilnehmer spontan und einzeln. Kursreihen laufen über mehrere Wochen mit fester Gruppe. Das kann ein Anfängerkurs sein oder ein Präventionskurs.
Ein gutes System bildet beide Formate ab. Bei einer Kursreihe melden sich Teilnehmer einmal für alle Termine an. Musst du jede Stunde einzeln anlegen und buchen lassen, wird es schnell unübersichtlich.
Guthabenkarten mit flexibler Gültigkeit
5er- und 10er-Karten sind im Yoga weit verbreitet. Prüfe, ob das System Guthabenkarten verwaltet und das Restguthaben automatisch abzieht.
Wichtig ist auch die Gültigkeit. Manche Studios geben drei Monate, andere ein halbes Jahr. Das solltest du selbst festlegen können. Und deine Teilnehmer sollten ihr Guthaben jederzeit selbst sehen.
Warteliste mit automatischer Benachrichtigung
Beliebte Stunden sind schnell voll. Mit einer Warteliste tragen sich Interessenten trotzdem ein. Sagt jemand ab, bekommt die nächste Person automatisch Bescheid.
Achte genau auf diesen Punkt. Bei manchen Systemen gibt es zwar eine Warteliste, aber benachrichtigen musst du selbst. Dann schreibst du am Ende doch wieder Nachrichten.
Stornofristen, die du selbst festlegst
Kurzfristige Absagen kosten dich Plätze. Deshalb arbeiten viele Studios mit Stornofristen. Bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor der Stunde ist die Absage kostenlos. Danach verfällt der Platz oder die Einheit von der Karte.
Ein Buchungssystem sollte diese Frist automatisch anwenden. Dann musst du die Regel nicht in jedem Einzelfall erklären. Wichtig: Schreib deine Stornoregeln auch klar in deine AGB oder Buchungsbedingungen.
Online bezahlen oder vor Ort
Manche Teilnehmer zahlen gern direkt bei der Buchung. Andere bezahlen lieber im Studio. Ein flexibles System lässt dir die Wahl.
Bei Online-Zahlungen berechnet der Zahlungsdienstleister meist eine Gebühr pro Zahlung. Frag nach, wie hoch sie ist und wer sie trägt.
Buchung direkt auf deiner Website
Hier unterscheiden sich die Systeme stark. Manche leiten deine Kunden auf eine fremde Seite oder in eine App. Andere binden die Buchung direkt in deine Website ein.
Der Unterschied ist größer, als er klingt. Jeder Wechsel auf eine andere Seite ist eine Stelle, an der Interessenten abspringen. Und wer über einen Marktplatz bucht, sieht dort oft auch die Angebote anderer Studios.
Datenschutz und DSGVO
Ein Buchungssystem speichert Namen, E-Mail-Adressen und Zahlungsdaten deiner Teilnehmer. Prüfe deshalb, wo die Daten liegen. Frag auch, ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) anbietet. Server in Deutschland oder der EU machen die Sache einfacher.
Und kläre vorher, ob du deine Kundendaten exportieren kannst. Das ist wichtig, falls du später einmal wechseln willst.
Einfache Bedienung auf dem Smartphone
Die meisten Buchungen passieren auf dem Handy. Oft abends auf dem Sofa oder in der Bahn. Teste den Buchungsweg deshalb selbst auf deinem Smartphone. Wie viele Schritte braucht es bis zur fertigen Buchung? Muss man sich erst ein Konto anlegen?
Auch für dein Team zählt die Bedienung. Eine Vertretung oder ein neuer Kurs sollte in wenigen Minuten eingetragen sein.
Drei Wege zur Online-Buchung
Grob gibt es drei Ansätze. Jeder hat Vor- und Nachteile.
Buchungsplattform mit Marktplatz
Große Plattformen bündeln viele Studios an einem Ort. Das kann dir neue Kunden bringen. Je nach Anbieter zahlst du dafür Provisionen oder Gebühren pro Buchung. Und deine Kunden buchen auf der Plattform, nicht direkt bei dir. Ein Teil der Kundenbeziehung liegt damit beim Anbieter.
Eigenständige Buchungssoftware
Hier richtest du eine Software selbst ein und verknüpfst sie mit deiner Website. Oft gibt es einen kostenlosen Einstieg und monatliche Tarife. Du behältst mehr Kontrolle. Dafür kümmerst du dich selbst um die Verbindung zur Website. Passen Design und Ablauf nicht zusammen, merken das deine Kunden.
Website und Buchung aus einer Hand
Hier kommen Website und Buchungssystem vom selben Anbieter. Die Buchung ist von Anfang an Teil deiner Seite. Bei Problemen hast du einen Ansprechpartner statt zwei. Der Nachteil: Die Einstiegskosten sind höher als bei einem reinen Software-Abo.
Welcher Weg passt, hängt von deinem Studio ab. Hast du schon eine gute Website, kommst du mit einer eigenständigen Software oft gut zurecht. Startest du neu oder planst ohnehin einen Relaunch, sparst du mit einer Komplettlösung Zeit und Abstimmung.
Was kostet ein Buchungssystem?
Die Preise unterscheiden sich stark. Vergleiche deshalb nicht nur die Monatsgebühr. Diese Posten solltest du zusammenrechnen:
- Monatliche oder jährliche Gebühr für die Software
- Gebühren pro Zahlung beim Zahlungsdienstleister
- Provisionen pro Buchung, falls der Anbieter welche nimmt
- Einmalige Kosten für Einrichtung und Anbindung an die Website
- Deine eigene Zeit für Pflege und Nacharbeit
Der letzte Punkt wird oft vergessen. Ein günstiges Tool, das du jede Woche von Hand nacharbeiten musst, ist am Ende nicht günstig.
Was eine Website allgemein kostet, erklären wir im Artikel Was kostet eine Website. Unsere festen Pakete für Website und Buchung findest du auf der Seite Website mit Buchungssystem für Studios.
Checkliste: 10 Fragen an jeden Anbieter
- Kann ich offene Stunden und Kursreihen anlegen?
- Gibt es Guthabenkarten und kann ich die Gültigkeit selbst festlegen?
- Gibt es eine Warteliste, die automatisch benachrichtigt?
- Kann ich eigene Stornofristen festlegen?
- Können Kunden online und vor Ort bezahlen? Welche Gebühren fallen an?
- Läuft die Buchung direkt auf meiner Website?
- Wo liegen die Daten und gibt es einen AVV?
- Kann ich meine Kundendaten exportieren?
- Wie viele Schritte braucht eine Buchung auf dem Smartphone?
- Wer hilft mir, wenn etwas nicht funktioniert?
So lösen wir das mit Slotlify
Slotlify ist unser eigenes Buchungssystem. Wir haben es für Yoga-, Pilates- und Fitnessstudios entwickelt. Das kann Slotlify für dein Yogastudio:
- Offene Stunden, Kursreihen und Workshops
- Guthabenkarten mit einer Gültigkeit, die du festlegst
- Warteliste mit automatischer Benachrichtigung
- Stornofristen nach deinen Regeln
- Zahlung online oder im Studio
- Gutscheine zum Verschenken
- Automatische E-Mails und PDF-Rechnungen
- Server in Deutschland, AVV und Export deiner Kundendaten
Zwei Dinge gibt es im Standard nicht: Monatliche Abos und Online-Stunden. Beides setzen wir auf Wunsch individuell um.
Wie die Buchung für deine Teilnehmer aussieht, kannst du in unserer Demo ausprobieren.
Je nach Ausgangslage gibt es zwei Wege:
- Du hast schon eine Website? Dann kannst du Slotlify im kostenlosen Tarif testen.
- Du brauchst eine neue Website? Dann bauen wir Website und Buchung zusammen. Slotlify ist in jedem unserer Pakete enthalten. Was eine gute Yoga-Website sonst noch braucht, zeigen wir auf der Seite Website für dein Yogastudio.
Fazit
Das beste Buchungssystem ist das, das zu deinen Abläufen passt. Für ein Yogastudio heißt das: Offene Stunden und Kursreihen, Guthabenkarten, Warteliste und klare Stornoregeln. Dazu ein Buchungsweg, der auf dem Handy in wenigen Schritten funktioniert.
Nimm die Checkliste mit in jedes Gespräch mit einem Anbieter. Und wenn du dabei mit uns sprechen willst: Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.