Wie wir eine SaaS-Buchungsplattform entwickelt haben
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1. Ausgangslage: Viele haben eine Website – aber keine Online-Buchung
2. Der Alltag ohne System: Notizbuch, Excel & WhatsApp – und warum das nicht skaliert
3. Vom Plan zur Realität: Unser MVP brauchte 5 Monate – und das war eine wichtige Lektion
4. Warum SaaS statt CMS-Plugin: Unabhängigkeit, Skalierung und saubere Integrationen
5. Wir entwickeln SaaS-Produkte für Ihr Unternehmen
Ausgangslage: Viele haben eine Website - aber keine Online-Buchung
In Gesprächen mit Betreibern von Sportstudios, Vereinen und medizinischen Einrichtungen ist uns immer wieder dasselbe Muster begegnet: Entweder gibt es gar keine Website - oder sie ist eher eine digitale Visitenkarte ohne echte Funktion im Alltag. Informationen sind da, vielleicht auch ein Kontaktformular, aber der wichtigste Prozess läuft weiterhin außerhalb der Website.
Gerade bei terminbasierten Angeboten ist das ein spürbares Problem: Interessenten wollen nicht anrufen, warten oder hin- und herschreiben, sondern direkt einen passenden Slot finden und buchen. Fehlt diese Möglichkeit, entstehen unnötige Hürden - und viele Anfragen verschwinden, bevor überhaupt ein Gespräch zustande kommt.
Für die Organisation bedeutet das zugleich Mehraufwand: Termine werden manuell koordiniert, Rückfragen kosten Zeit, Änderungen sind fehleranfällig. Uns wurde schnell klar: Es geht nicht nur um „eine schöne Website“, sondern um einen Buchungsprozess, der zuverlässig funktioniert und sich nahtlos in den Alltag integrieren lässt.
Der Alltag ohne System: Notizbuch, Excel & WhatsApp - und warum das nicht skaliert
Trotzdem arbeiten viele Betriebe bis heute genau so weiter: Termine werden in ein Notizbuch eingetragen, in Excel-Listen gepflegt oder nebenbei über WhatsApp, Instagram DMs und Telefon koordiniert. Am Anfang wirkt das pragmatisch - vor allem, wenn das Team klein ist oder die Auslastung noch überschaubar bleibt.
Sobald aber mehr als eine Person Termine annimmt, mehrere Räume oder Trainer koordiniert werden müssen oder kurzfristige Änderungen dazukommen, wird es schnell unübersichtlich. Doppelbuchungen passieren, freie Slots sind nicht eindeutig, Kunden fragen nach Bestätigungen, und Absagen erzeugen Lücken, die niemand rechtzeitig nachbesetzt. Der Aufwand steigt nicht linear, sondern sprunghaft - weil plötzlich jeder Schritt Rückfragen und Abstimmungen braucht.
Genau hier wollten wir ansetzen: mit einer Lösung, die den Buchungsprozess so einfach macht, dass sie im Alltag wirklich genutzt wird. Online buchen, automatisch bestätigen, Verfügbarkeiten sauber abbilden - ohne dass jemand Listen pflegen oder Nachrichtenketten durchsuchen muss. Aus diesem Bedarf heraus ist die Idee für unsere Buchungsplattform entstanden.
Vom Plan zur Realität: Unser MVP brauchte 5 Monate – und das war eine wichtige Lektion
Für das erste MVP haben wir am Ende rund fünf Monate gebraucht. Ehrlich gesagt: Am Anfang dachten wir, das geht schneller. „Ein Kalender, ein Formular, ein paar Regeln“ - klingt auf dem Papier simpel. In der Praxis steckt der Buchungsprozess aber voller Details, die man erst sieht, wenn echte Abläufe dahinterstehen.
Schon grundlegende Fragen haben Konsequenzen: Was genau ist eine Ressource - Raum, Trainer, Gerät? Wie bilden wir wiederkehrende Verfügbarkeiten ab, Pausen, Pufferzeiten, Feiertage, spontane Ausnahmen? Was passiert bei Stornierungen, Umbuchungen oder No-Shows? Und wie sorgt man dafür, dass das System für Mitarbeitende und Kunden gleichermaßen klar bleibt - ohne dass es sich „nach Software“ anfühlt?
Diese fünf Monate waren deshalb keine reine Entwicklungszeit, sondern vor allem Produktarbeit: Prozesse verstehen, Vereinfachungen finden, Edge Cases sauber lösen und ein Fundament bauen, das stabil genug ist, um darauf weiterzuentwickeln. Das Ergebnis ist ein MVP, das nicht nur Termine „anzeigen“ kann, sondern echte Buchungslogik abbildet - und damit bereit ist für den nächsten Schritt.
Warum SaaS statt CMS-Plugin: Unabhängigkeit, Skalierung und saubere Integrationen
Relativ früh stand für uns die Grundsatzfrage im Raum: Bauen wir das als Plugin für ein gängiges CMS - oder als eigenständige SaaS-Plattform? Ein Plugin klingt im ersten Moment naheliegend, weil viele Unternehmen bereits WordPress oder ein anderes System nutzen. Genau diese Abhängigkeit ist aber auch die größte Einschränkung: Sobald Buchung „nur innerhalb“ einer bestimmten CMS-Welt funktioniert, bestimmt die Plattform die Grenzen des Produkts - technisch, organisatorisch und langfristig.
Wir wollten bewusst eine Lösung entwickeln, die sich in jede Website integrieren lässt - egal ob WordPress, Webflow, Shopware oder eine komplett individuell gebaute Seite. Eine SaaS-Plattform ermöglicht uns genau das: Einbindung per Widget/Embed oder über eine saubere API, ohne dass sich der Kunde an ein bestimmtes Tech-Setup binden muss. Gleichzeitig können wir die Plattform unabhängig weiterentwickeln und neue Features zentral ausrollen, ohne dass bei jedem Kunden Plugin-Versionen, Konflikte oder Update-Ketten entstehen.
Dazu kommt ein Punkt, der in der Praxis oft unterschätzt wird: Buchung ist selten „nur ein Kalender“. Es geht um Rollen und Rechte (wer darf was ändern), getrennte Daten pro Standort oder Organisation, nachvollziehbare Änderungen, Benachrichtigungen, Integrationen (z. B. Kalender, E-Mail/SMS, Payment) und stabile Performance - auch wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig arbeiten. Als SaaS können wir diese Anforderungen konsistent lösen: ein Sicherheitsstandard, ein Release-Prozess, ein klares Datenmodell und eine Architektur, die mitwachsen kann, statt sich an die Grenzen eines Plugin-Ökosystems anzupassen.
Kurz gesagt: SaaS gibt uns die Freiheit, ein Produkt zu bauen, das überall funktioniert, schnell verbessert werden kann und langfristig skalierbar bleibt - ohne die typischen Einschränkungen und Wartungsschmerzen klassischer CMS-Plugins.
Wir entwickeln SaaS-Produkte für Ihr Unternehmen
Wenn Sie Ihr Geschäft skalieren oder in einen neuen Bereich investieren möchten, lass uns sprechen. Wir entwickeln mehr als nur Websites; wir entwickeln vollwertige SaaS-Plattformen und Webanwendungen, die reale Geschäftsprozesse simulieren: vom ersten Konzept und UX-Design bis hin zu Integrationen, Rollen/Berechtigungen und stabilem Betrieb.
Ob Sie eine fertige Buchungslösung in Ihre bestehende Website integrieren oder Ihr eigenes digitales Produkt planen möchten - wir helfen Ihnen, Ihre Anforderungen zu strukturieren, die passende Architektur zu wählen und ein System zu entwickeln, das in realen Szenarien funktioniert, nicht nur in Demos. Kontaktieren Sie uns, und wir finden gemeinsam heraus, wie Sie schnell von manueller Koordination zu einem skalierbaren, automatisierten Prozess übergehen können.